Maak kennis met Kantoor Vreugdenhil.
Sinds de coronacrisis wordt er veel online vergaderd. Er zijn verschillende programma’s waar je online mee kunt vergaderen. Bijvoorbeeld Zoom, Skype of Microsoft Teams.
Hieronder volgen een aantal tips die van belang kunnen zijn bij online vergaderen.
1) Bereid je goed voor
Bereid je net zo goed voor op de online vergadering als voor een ‘fysieke’ vergadering op kantoor.
2) Wees op tijd
Log op tijd in, zodat de vergadering op de afgesproken tijd kan beginnen.
3) Ken het programma
Zorg dat je weet hoe het programma werkt.
4) Lichaamstaal minder zichtbaar
Kijk recht in de camera of webcam. Probeer dezelfde lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen als in een ‘gewone’ vergadering te gebruiken.
5) Wees geconcentreerd
Het is belangrijk om je te blijven concentreren op de onderwerpen in de vergadering. Laat je niet afleiden en ga geen andere dingen doen.
6) Blokkeer achtergrondgeluiden
Achtergrondgeluiden zijn storend en niet professioneel.
7) Wees alert op vertraging
Beeld en geluid lopen niet altijd synchroon. Het kan dus voorkomen dat deelnemers door elkaar heen gaan praten. Hierdoor is het lastig om de vergadering te volgen. Geef aan dat je wilt reageren, bijvoorbeeld door te zeggen: ‘Mag ik daarop reageren?’ of ‘Ik heb een vraag’ en wacht dan kort voor je je reactie geeft. Zo ben je duidelijk verstaanbaar.
8) Wees alert op de kleding en gebaren
Draag bij voorkeur effen kleding. Let ook op je ademhaling. Als je een headset gebruikt, is dit voor iedereen hoorbaar. Diep zuchten kan vervelend overkomen.
9) Wees kort en bondig
Online vergaderen vraagt meer concentratie. Je bent sneller afgeleid. Houd je zinnen daarom kort en bondig.
